BEM-Gespräch führen: Gut vorbereitet in jeder Situation

Kerstin Reisinger

Aktualisiert am 3. November 2026

10 Min. Lesezeit

Kein BEM-Gespräch gleicht dem anderen. Eine situationsbezogene Vorbereitung kann dabei helfen, Sicherheit und Vertrauen auf beiden Seiten zu gewinnen.

Viele BEM-Beauftragte und Personalverantwortliche führen BEM-Gespräche regelmäßig. Einfacher wird die Aufgabe dadurch nicht. Jeder Termin bringt andere Menschen, Erwartungen und Fragen an einen Tisch. Umso wichtiger ist es, jedes BEM-Gespräch so vorzubereiten, dass es zur jeweiligen Konstellation passt. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es vor, während und nach dem Termin ankommt. Zwei fiktive Beispiele zeigen, wie unterschiedlich eine gute Vorbereitung aussehen kann.

Worum es im BEM-Gespräch geht

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hat das Ziel, die Arbeitsfähigkeit von Beschäftigten bei langer oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit wiederherzustellen und dauerhaft zu erhalten. Dabei wird gemeinsam geklärt, wie sich die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwinden lässt, wie einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann und wie der Arbeitsplatz erhalten bleiben kann. Gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb eines rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraums ununter­brochen oder wiederholt insgesamt länger als sechs Wochen arbeits­unfähig sind. Das geschieht meist in Form einer schriftlichen Einladung. Sie informiert bereits über die Ziele des BEM sowie über Art und Umfang der dafür erhobenen Daten. Ob die betroffene Person das Angebot annimmt, entscheidet sie selbst. Die Teilnahme am BEM ist freiwillig und lässt sich jederzeit beenden. Nimmt die Person die Einladung an, folgt in der Regel ein Erstgespräch. Darin werden Ziel, Ablauf und Umgang mit Informationen vertieft. Außerdem bietet das Gespräch Raum, offene Fragen und mögliche Sorgen anzusprechen. So kann die betroffene Person gut informiert entscheiden, wie es weitergeht.

Auf Arbeitgeber­seite legen Sie mit der richtigen Vorbereitung den Grundstein für ein vertrauensvolles BEM-Gespräch. Wie diese aussieht, ist allerdings von Situation zu Situation unter­schiedlich. Eine gute Gesprächsvorbereitung beginnt beim BEM nicht mit der konkreten Festlegung der Fragen, sondern mit der Planung der passenden Gesprächs­konstellation. Wer ist dabei? Wie entsteht eine Vertrauensbasis? Welche Informationen sind wirklich nötig? Welche nächsten Schritte sind realistisch? Die Antworten darauf fallen jedes Mal anders aus. Umso wichtiger ist eine Vorbereitung, die sich an der konkreten Situation orientiert.

Situationsklärung vor jedem Erstgespräch

Für viele Beschäftigte ist insbesondere das erste BEM-Gespräch mit Unsicherheit verbunden. Umso hilfreicher ist es, wenn sie vorher möglichst genau wissen, was sie erwartet. Dazu gehört zum einen die Information, auf wen sie treffen und warum diese Personen dabei sind. Wer das BEM-Gespräch führt, steht bereits in der Einladung. Das sind meist BEM-Beauftragte, eine externe Beratungsperson oder die Personalabteilung. In manchen Fällen ist es sinnvoll, weitere Personen einzubeziehen, etwa die direkte Führungskraft, den Betriebs- oder Personalrat, bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung oder den Betriebsarzt. Sie nehmen teil, wenn die betroffene Person einverstanden ist. Zusätzlich kann sie eine Vertrauensperson ihrer Wahl mitbringen. Nehmen Sie sich bereits in der Vorbereitung des BEM-Gesprächs Zeit, die Rollen aller Beteiligten klar zu benennen.

Zum anderen gehört zu einer guten Vorbereitung, die Ziele und Grenzen des Gesprächs festzulegen. Besondere Sorgfalt braucht der Umgang mit den anvertrauten Informationen. Im BEM-Gespräch geht es oft um sehr persönliche Themen. Klären Sie deshalb vorab, wie diese Informationen dokumentiert werden, wer Zugriff darauf hat und wofür sie genutzt werden. Diese Transparenz kann der betroffenen Person die nötige Sicherheit geben, sich offen auf das Gespräch einzulassen.

Basis der Vorbereitung

Basis der Vorbereitung

1

Ziel, Ablauf und Freiwilligkeit

der BEM-Teilnahme verständlich erläutern.

2

Gesprächsteilnehmer

sowie deren Rollen, Moderation und Ansprechperson vorab benennen.

3

Setting des BEM-Gesprächs

wie Ort, Dauer, Pausen und Bedarf an einer Vertrauensperson abstimmen.

4

Arbeitsbezogene Informationen

vorbereiten bzw. deren Notwendigkeit klären.

5

Dokumentation

transparent vorbereiten, inklusive der Zugriffsrechte.

6

Angebote

über mögliche Maßnahmen erläutern und nächste Schritte kennen.

Unterschiedliche Fälle – unterschiedliche Vorbereitung

Es gibt keine allgemeingültige Antwort darauf, wie man ein BEM-Gespräch vorbereiten sollte. Einige Aspekte wie die Klärung des Settings und der Teilnehmenden bilden zwar immer die Basis, welche Punkte darüber hinaus wichtig werden, hängt jedoch stark von der jeweiligen Situation ab. Anhand der zwei folgenden fiktiven Beispiele zeigen wir, wie unterschiedlich das aussehen kann und warum sich die Vorbereitung des BEM-Gesprächs nicht an einem starren Schema orientieren sollte.

Situation 1: Erweiterter Teilnehmerkreis im BEM-Gespräch

Eine Mitarbeiterin arbeitet in Teilzeit in der Kommissionierung eines Logistikunternehmens. Nach einer Schulter-OP ist sie seit vier Monaten arbeitsunfähig. Nun rückt ihre Rückkehr näher. Geplant ist, dass sie über eine stufenweise Wiedereingliederung wieder einsteigt. Im BEM-Gespräch geht es darum, wie dieser Wiedereinstieg am Arbeitsplatz gelingen kann. Bislang hatte die Arbeitnehmerin nur mit ihrer Ansprechperson aus der Personalabteilung zu tun. Zum Erstgespräch sind jedoch auch ein Mitglied des Betriebsrats und ihre Vorgesetzte eingeladen. Für die Mitarbeiterin kann das eine überraschende Situation sein. Nach einer längeren Zeit außerhalb des Betriebs plötzlich mehreren Menschen gegenüberzusitzen, kann Fragen aufwerfen oder verunsichern. Daher sollten Rollen und Anlass jeder Teilnahme vorab erklärt und ihr Einverständnis eingeholt werden. Auch die Erwartungen der Mitarbeiterin lassen sich im Vorfeld erfragen. Manchmal ist auch ein kleineres Vorgespräch oder eine andere Moderation sinnvoll. Inhaltlich bietet die bevorstehende Rückkehr einen guten Anlass, über die Anforderungen ihrer Tätigkeit und mögliche Unterstützung zu sprechen. Wichtig dabei ist, dass Diagnosen oder medizinische Prognosen nicht abgefragt werden.

Für diese Situation sind bei der Vorbereitung des BEM-Gesprächs folgende Punkte relevant:

• Vorab erklären, warum Betriebsrat und Vorgesetzte am BEM-Gespräch teilnehmen sollen, welche Rolle sie haben, und das Einverständnis der Mitarbeiterin einholen.
• Bei der Mitarbeiterin erfragen, ob sie ein Vorgespräch, eine Vertrauensperson oder ein angepasstes Setting wünscht.
• Tätigkeitsanforderungen der Kommissionierung sachlich zusammentragen (z. B. Greifen, Heben, Reichweiten, Taktung, Schicht).
• Arbeitsbezogene Unterstützungsoptionen besprechen, ohne eine Diagnose oder medizinische Prognose einzufordern.
• Stufenweise Wiedereingliederung als möglichen Baustein des BEM einordnen und mit den weiteren Maßnahmen koordinieren.
• Zuständigkeiten für die Prüfung und Umsetzung möglicher Anpassungen am Arbeitsplatz festlegen.

Situation 2: Transformationsphase mit Stellenabbau

Ein mittelständisches Industrieunternehmen befindet sich mitten in einer Umstrukturierung. Im Zuge dessen werden Stellen abgebaut, ein Sozialplan ist vereinbart. Während dieser Phase erhält eine chronisch erkrankte Mitarbeiterin eine Einladung zu einem BEM-Gespräch, da sie in den vergangenen zwölf Monaten wiederholt und insgesamt mehr als neun Wochen arbeitsunfähig war. Dieses Gespräch soll mit ihrer Ansprechperson aus der Personalabteilung stattfinden. Auf Wunsch der Mitarbeiterin nimmt auch ihre Schwester als Vertrauensperson teil, die zudem als Rechtsanwaltsfachangestellte in einer Kanzlei für Arbeitsrecht arbeitet. Die Schwester ist eine Unterstützung für die Mitarbeiterin und sollte respektvoll einbezogen werden. Ihr beruflicher Hintergrund ändert daran nichts. Wie bei jeder Vertrauensperson ist es auch hier sinnvoll, vorab mit der Mitarbeiterin abzustimmen, welche Rolle ihre Schwester im BEM-Gespräch übernimmt und welche Gesprächsregeln und Vertraulichkeit gelten.

Die größte Herausforderung beim Führen dieses BEM-Gesprächs liegt jedoch im Zeitpunkt. Dass BEM und Stellenabbau zeitlich zusammenfallen, kann bei der Mitarbeiterin die Sorge wecken, dass Angaben zu ihrer Gesundheit Einfluss auf Personalentscheidungen haben könnten. „Umso wichtiger ist es, dass die Personalabteilung offen erklärt, wozu das BEM dient, wie es abläuft und was mit den Informationen geschieht. Dazu gehört auch, wer Zugriff darauf hat und wo die Grenzen ihrer Verwendung liegen. In dieser Situation ist Ehrlichkeit wichtiger als Beruhigung. Das bedeutet auch, bei bestimmten Aussagen zurückhaltend zu sein. Zusagen zum Erhalt des Arbeitsplatzes können zwar kurzfristig beruhigen, lassen sich im Rahmen des BEM aber nicht verlässlich geben und sollten daher im BEM-Gespräch vermieden werden. Gerade in solchen Phasen zeigt sich, wie wichtig eine klare Trennung von BEM und Personalentscheidungen ist, etwa durch BEM-Beauftragte außerhalb der Personalabteilung oder eine externe Stelle.

Für diese Situation sind bei der Vorbereitung des BEM-Gesprächs folgende Punkte relevant:

• Zweck des BEM verständlich erklären und klar vom Stellenabbau und Sozialplan abgrenzen.
• Tatsächliche Dokumentations- und Zugriffsregeln prüfen, bevor Aussagen zur Datentrennung gemacht werden.
• Mit der Mitarbeiterin die Rolle ihrer Schwester als Vertrauensperson klären und gewünschte Gesprächsregeln abstimmen.
• Ansprechstellen für Fragen zum Sozialplan oder zu arbeitsrechtlichen Folgen benennen, ohne ungeklärte Zusagen zu machen.
• Über arbeitsbezogene Belastungen und mögliche Entlastungen sprechen, ohne nach der Diagnose zu fragen.
• Darauf achten, dass die Vertrauensperson unterstützt, während Anliegen und Entscheidungen der Mitarbeiterin im Mittelpunkt bleiben.
  

Unterstützung bei den Gesprächsfragen

Wenn der Rahmen steht, geht es an die konkreten Fragen. Mit dem BEM-Erstgesprächs-Navigator von GIB21 stellen Sie Schritt für Schritt Fragen und Gesprächsthemen zusammen, die zu Ihrer Situation passen.

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Typische Stolpersteine im BEM-Gespräch vermeiden

Auch mit guter Vorbereitung verläuft ein Gespräch nicht immer wie geplant. Manche Situationen entstehen ganz spontan und oft auch aus einer guten Absicht heraus. Typische Stolpersteine zu kennen, kann jedoch helfen, sie im BEM-Gespräch rechtzeitig wahrzunehmen und im Idealfall zu vermeiden. Dazu gehören zum Beispiel:

Nachfragen zur Erkrankung

Fragen zur Erkrankung entstehen oft aus echtem Interesse und Anteilnahme. Für das BEM ist die Diagnose jedoch nicht nötig. Entscheidend ist, wie sich die Situation auf die Arbeit auswirkt und was helfen kann. Ob die betroffene Person etwas über ihre Gesundheit erzählen möchte, entscheidet sie selbst. Ähnlich verhält es sich mit Fragen nach Ursachen oder Verantwortung. Sie können schnell als Vorwurf ankommen, auch wenn sie nicht so gemeint sind.

Vermischung mit anderen Themen

Dass im Gespräch auch Themen wie Arbeitsleistung oder berufliche Entwicklung zur Sprache kommen, kann sich leicht ergeben, gerade wenn Vorgesetzte mit am Tisch sitzen. Das BEM-Gespräch ist jedoch kein Leistungs- oder Beurteilungsgespräch. Bewertungen der Arbeitsleistung oder Fragen der Sozialauswahl gehören deshalb nicht hinein. Bleiben die Themen klar getrennt, bleibt meist auch das Vertrauen in das Verfahren erhalten. Ein Gesprächsleitfaden kann helfen, beim eigentlichen Anliegen zu bleiben.

Vorschnelle Zusagen

Wer helfen möchte, stellt schnell Lösungen in Aussicht, etwa einen anderen Arbeitsplatz oder veränderte Arbeitszeiten. Ist noch nicht geprüft, ob das umsetzbar ist, kann eine solche Zusage später enttäuschen. Hilfreicher ist es, gemeinsam festzuhalten, was geprüft wird und wer sich bis wann zurückmeldet.

Mehr Handlungssicherheit im Gespräch

Manche BEM-Gespräche sind grundsätzlich anspruchsvoller als andere, etwa wenn viele Beteiligte am Tisch sitzen oder unterschiedliche Erwartungen aufeinandertreffen. Wie sich solche Gespräche sicher führen lassen, steht im Mittelpunkt unserer „BEM-Werkstatt“.

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Nachbereitung des BEM-Gesprächs

Nach einem intensiven Gespräch bleibt manchmal unklar, wer was übernimmt. Das passiert leicht, wenn viele Themen zur Sprache gekommen sind. Werden Vereinbarungen, Zuständigkeiten, Fristen und der nächste Termin transparent festgehalten, wissen alle Beteiligten, wie es weitergeht. Hilfreich kann es sein, die Ergebnisse kurz schriftlich zusammenzufassen und mit der betroffenen Person abzustimmen. So lassen sich Missverständnisse früh erkennen. Ebenso wichtig ist ein sorgsamer Umgang mit dem, was im Gespräch besprochen wurde. Die BEM-Unterlagen werden getrennt von der Personalakte aufbewahrt. Informationen dürfen nur so weit weitergegeben werden, wie es mit der betroffenen Person abgesprochen und für die vereinbarten Maßnahmen nötig ist. Manchmal bleiben nach dem Termin auch Fragen offen, etwa zu rechtlichen Aspekten oder zum Datenschutz. Dann ist es besser, eine Rückmeldung zuzusagen und die Frage in Ruhe mit den zuständigen Stellen zu klären, als im Gespräch eine vorschnelle Antwort zu geben.

Gleichzeitig ist eine gute Nachbereitung immer auch die Vorbereitung auf das nächste BEM-Gespräch. Denn das BEM ist kein einzelner Termin, sondern ein gemeinsamer Weg, der Schritt für Schritt entsteht. Nicht jede Frage lässt sich sofort klären, und manche Lösungen brauchen Zeit. Perfekt muss das Gespräch deshalb auch nicht sein. Viel wichtiger ist, dass sich die betroffene Person gesehen und ernst genommen fühlt. Wer das BEM-Gespräch mit einer offenen Haltung führt und sich auf die jeweilige Situation einlässt, schafft dafür eine gute Grundlage. So kann aus dem BEM eine echte Chance werden – für die betroffene Person ebenso wie für das Unternehmen.