BEM-relevante Fälle im Blick: Worauf es wirklich ankommt

Kerstin Reisinger

23. Oktober 2026

8 Min. Lesezeit

Verteilte Daten, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Datenschutz machen die Feststellung BEM-relevanter Fälle zur organisatorischen Herausforderung. Warum die rechtzeitige Erkennung mehr braucht als einen Blick aufs Gesetz.

In vielen Unternehmen fallen Beschäftigte über Monate immer wieder für ein paar Tage aus, mal wegen eines Infekts, mal aus anderen Gründen. Jede einzelne Arbeitsunfähigkeit wird im Zeiterfassungs­system korrekt erfasst. Ob die Beschäftigten damit die gesetzliche Schwelle für ein BEM erreichen, lässt sich daraus aber nicht immer sofort ablesen. Genau diese Lücke zwischen einzelnen Arbeitsunfähigkeitszeiten und einem erkanntem BEM-relevanten Fall ist in der Praxis oft größer, als sie zunächst wirkt. Die Schwelle muss über­haupt erkannt werden, und zwar nicht irgendwann, sondern so rechtzeitig, dass aus einem formalen Angebot ein sinnvoller Einstieg in einen wirksamen Prozess werden.

Die gesetzliche Schwelle ist nur der Ausgangspunkt

Der Gesetzgeber setzt eine klare Grenze. Gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX muss Beschäftigten ein Betriebliches Eingliederungsmanagement angeboten werden, sobald sie innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Gemeint ist kein Kalenderjahr, sondern jeweils der zurückliegende Zwölf-Monats-Zeitraum. Wurde bereits ein BEM abgeschlossen, beginnt dieser Zeitraum mit dem Abschluss neu. Für Beschäftigte ist die Teilnahme freiwillig, für Arbeitgeber ist das Angebot verpflichtend. Damit ist rechtlich klar, wann Unternehmen handeln müssen. Organisatorisch beginnt die eigentliche Herausforderung jedoch deutlich früher.

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Warum die Feststellung im Alltag oft aufwendig ist

Rechtlich ist die Schwelle klar definiert. Herauszufinden, wer sie erreicht hat, ist die eigentliche Aufgabe. Welche Heraus­forderungen dahinter­stecken, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Gewachsene Systemlandschaften, manuelle Zwischenschritte und unter­schiedliche Arbeits­zeit­modelle prägen, wie aufwendig die BEM-Prüfung tatsächlich wird. Was bei all dem bleibt, ist die Verantwortung, keinen relevanten Fall zu übersehen. Folgende Punkte begegnen uns dabei aber immer wieder, unabhängig von der Unternehmensgröße.

1 Verteilte Datenquellen

Fehlzeiten werden häufig in der Zeiterfassung oder einem Abwesenheitssystem erfasst. Andere Informationen und Prozessstände liegen dagegen im Personalinformationssystem, in administrativen Abläufen oder bei verschiedenen Zuständigkeiten. Was technisch nach einer klaren Aufgabe klingt, wird im Alltag schnell zu einem wiederkehrenden Abgleich zwischen mehreren Datenquellen und sensiblen Informationen. Gerade bei wiederholten Arbeitsunfähigkeiten entsteht daraus ein Aufwand, der weit über einen einfachen Blick auf Kalendertage hinausgeht.

2 Arbeitszeitmodelle als Komplexitätsfaktor

Bei einer klassischen Fünf-Tage-Woche lässt sich die Sechs-Wochen-Schwelle vergleichsweise einfach nachvollziehen. Bei Teilzeit, Schichtarbeit oder wechselnden Wochenmodellen sieht das anders aus. Wie viele Arbeitstage sechs Wochen in diesen Fällen tatsächlich entsprechen, hängt vom individuellen Arbeitszeitmodell ab. Eine einheitliche gesetzliche Berechnungsformel dafür gibt es nicht. Jeder Fall mit einem untypischen Arbeitszeitmodell muss deshalb einzeln geprüft werden. Eine pauschale Übertragung der Fünf-Tage-Woche auf andere Modelle führt sonst leicht zu falschen Ergebnissen.

3 Wiederholte Arbeitsunfähigkeitszeiten

Wiederholte Arbeitsunfähigkeitszeiten erschweren die Fehlzeitenprüfung auf andere Weise. Betroffene Beschäftigte sind zwischenzeitlich immer wieder am Arbeitsplatz, fallen aber in kurzen oder längeren Abständen erneut aus. Wenn diese Fehlzeiten nur punktuell oder verspätet zusammengeführt werden, bleibt dieses Muster für die BEM-Prüfung möglicherweise lange unsichtbar.

4 Gesundheitsdaten und Datenschutz

Arbeitsunfähigkeitszeiten gelten als Gesundheitsdaten, auch wenn für die Schwellenprüfung selbst keine Diagnosen benötigt werden. Genau das macht den Umgang damit anspruchsvoll. Wer Zugriff auf diese Informationen hat, muss klar geregelt sein. BEM-Unterlagen dürfen nicht einfach in der allgemeinen Personalakte landen, sondern müssen getrennt und zugriffsbeschränkt geführt werden. Gerade wenn mehrere Personen oder Abteilungen an der Vorprüfung beteiligt sind, entsteht zusätzlicher organisatorischer Aufwand. Es reicht nicht, einmal eine Regel aufzustellen. Es braucht eine Struktur, die im Alltag eingehalten wird.

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Die BEM-Angebotspflicht im Detail

Wie funktioniert die BEM-Prüfung bei Teilzeit? Was gilt, wenn sich das Arbeitszeitmodell innerhalb des Zwölf-Monats-Zeitraums ändert? Antworten auf genau solche Fragen haben wir in unserer FAQ zur BEM-Angebotspflicht zusammengestellt.

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Die unterschätzen Folgen von verspätetem Handeln

Viele Unternehmen verbinden BEM in erster Linie mit einer gesetzlichen Pflicht. Dabei gerät leicht aus dem Blick, worum es im BEM inhaltlich geht: Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten. Wird zu spät oder unsystematisch geprüft, bleibt diese Chance oft ungenutzt, mit Folgen für beide Seiten.

Wirtschaftliches Risiko für beide Seiten

Für Betroffene geht es neben der Gesundheit oft auch um ihr Einkommen: Nach dem Ende der Entgeltfortzahlung erhalten gesetzlich Versicherte in der Regel Krankengeld, das unter dem bisherigen Nettoentgelt liegt. Für Betriebe bedeuten länger andauernde oder wiederkehrende Arbeitsunfähigkeitszeiten zunächst Entgelt­fort­zahlung. Kostenneutral ist aber auch die Zeit danach nicht. Vertretung, Mehrarbeit im Team und fehlende Arbeits­leistung bleiben, Urlaubs­ansprüche entstehen weiter und je nach Tarif- oder Arbeits­vertrag kommen Zuschüsse zum Kranken­geld hinzu. Ein rechtzeitiges BEM kann nicht jede Arbeits­unfähigkeit verhindern. Es eröffnet aber früher die Möglichkeit, gemeinsam nach Wegen zu suchen, Ausfallzeiten zu verkürzen und erneuter Arbeits­unfähigkeit vorzubeugen. Umgekehrt heißt das: Ein verspätetes Angebot bedeutet ungenutzte Chancen und damit ein höheres wirtschaftliches Risiko für Betriebe und Betroffene

Verlorene Zeit bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit

Wird die BEM-Schwelle erst Wochen oder Monate nach ihrem Eintritt erkannt, geht nicht nur Zeit für die Einladung verloren. Es können auch wichtige Handlungsmöglichkeiten ungenutzt bleiben. Gerade bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit kann verspätetes Handeln dazu führen, dass Optionen wie medizinische Rehabilitation oder Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben erst spät in den Blick kommen. Ein frühzeitiges BEM kann dem entgegenwirken. Es hilft, den Kontakt zur betroffenen Person zu halten, Unterstützungsbedarfe zu klären und solche Optionen rechtzeitig zu prüfen.

Auch die Forschung spricht dafür, früh anzusetzen. Eine große niederländische Kohortenstudie mit mehr als 53.000 Beschäftigten zeigt, dass die meisten in einer frühen Phase an den Arbeits­platz zurückkehren. Je länger eine Arbeits­unfähigkeit andauert, desto seltener gelingt die Rückkehr. Gleichzeitig lohnt sich betriebliche Unter­stützung: Nach einer Cochrane-Übersichtsarbeit verkürzen arbeitsplatzbezogene Maßnahmen, etwa angepasste Arbeitszeiten, Aufgaben oder Arbeitsplätze, die Zeit bis zur ersten Rückkehr und reduzieren die Fehlzeiten innerhalb eines Jahres im Mittel um rund 33 Tage. Am deutlichsten belegt ist das bei Muskel-Skelett-Erkrankungen. Eine systematische Übersichtsarbeit aus dem Jahr 2024 zeigt zudem, dass berufliche Rehabilitations­maßnahmen selbst nach mehr als 90 Tagen Arbeits­unfähigkeit noch zur Rückkehr beitragen können. Ein Erfolgs­versprechen für den Einzelfall lässt sich daraus nicht ableiten. Die Studienlage spricht aber klar dafür, Unterstützungsmöglichkeiten nicht erst spät zu prüfen.

Unentdeckte Muster bei wiederholten Fehlzeiten

Anders liegt der Fall bei Beschäftigten, die immer wieder für einige Tage oder Wochen ausfallen, etwa bei chronischen Erkrankungen. Jede einzelne Arbeitsunfähigkeit wirkt für sich unauffällig. Erst in der Summe über zwölf Monate wird die BEM-Schwelle erreicht. Gerade hier lohnt sich der genaue Blick. In der Forschung wird beschrieben, dass lange Arbeitsunfähigkeit häufig mit wiederkehrenden kürzeren Ausfällen beginnt, die mit der Zeit länger werden. Eine schwedische Studie zeigt zudem, wie stark frühere Fehlzeiten nachwirken: Von den Beschäftigten ohne Fehltage im Vorjahr waren am 100. Tag einer Krankschreibung noch 8 % arbeitsunfähig, von denen mit 180 Fehltagen im Vorjahr dagegen 35 %. Ein rechtzeitiges BEM-Angebot kann Anlass sein, wiederkehrende Belastungen, Arbeitsbedingungen und passende Unterstützung gemeinsam zu betrachten, bevor sich Arbeitsunfähigkeitszeiten weiter verfestigen. Das kann etwa eine Anpassung von Arbeitszeit, Arbeitsplatz oder Aufgaben sein oder die Klärung, ob Leistungen von Rehabilitationsträgern in Betracht kommen. Die Diagnose muss der Arbeitgeber dafür nicht kennen. Welche gesundheitlichen Informationen die betroffene Person im BEM teilt, entscheidet sie selbst.

Von der Pflicht zur verlässlichen Praxis

Wie eine verlässliche Fehlzeitenprüfung konkret aussieht, lässt sich nicht auf jedes Unternehmen gleichermaßen übertragen. Das Gesetz nennt keine feste Prüffrist für das BEM. Die BEM-Angebotspflicht entsteht jedoch, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Aus organisatorischer Sicht bedeutet das, dass Unternehmen einen eigenen Prüfrhythmus brauchen, der zuverlässig verhindert, dass relevante Fälle zu spät erkannt werden. Dabei können verschiedene Werkzeuge und Maßnahmen unterstützen, die genau auf die jeweiligen Herausforderungen im eigenen Betrieb eingehen.

Festen Rhythmus etablieren

Ein mindestens monatlicher Rückblick auf den rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraum hat sich für die BEM-Prüfung als sinnvolle Praxis etabliert. Eine bereits erkannte Schwellenüberschreitung sollte dabei nicht bis zur nächsten Routine­prüfung liegen bleiben. Im Prozess sollte deshalb klar geregelt sein, dass sie zeitnah zum BEM-Angebot führt, unab­hängig vom nächsten plan­mäßigen Prüftermin. Läuft bereits ein BEM, werden neue Arbeits­unfähig­keitszeiten in dieses Verfahren einbezogen. Ein paralleles zweites BEM ist dann nicht erforderlich.

Digitalisierung nutzen

Unternehmen brauchen Strukturen, die wiederkehrende Abgleiche vereinfachen, Prozessstände sichtbar machen und redundante Arbeit reduzieren. Genau dafür gibt es digitale Werkzeuge, die einen solchen Prozess entlasten können. Das kann zum Beispiel bedeuten, Arbeitsunfähigkeitszeiten aus dem Zeiterfassungssystem digital unterstützt für den rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraum auszuwerten, statt sie jeden Monat manuell in einer Tabelle nachzurechnen. Oder eine digital unterstützte Vorprüfung zeigt an, für welche Beschäftigten bereits eine Einladung aussteht, ein BEM läuft oder ein früheres Verfahren abgeschlossen wurde. Ist das Abschlussdatum erfasst, lässt sich auch der neue Betrachtungs­zeit­raum zuverlässig berück­sichtigen. So werden weder doppelte Einladungen verschickt noch erneute Angebots­pflichten übersehen. Wichtig ist dabei: Ein System kann die Prüfung BEM-relevanter Fälle unterstützen, die Entscheidung trifft aber das Unternehmen

Extern unterstützen lassen

Nicht jedes Unternehmen möchte oder kann das komplette BEM selbst organisieren. Manche Unternehmen lagern die Fallbegleitung komplett an einen externen BEM-Dienstleister aus. Andere behalten ihr internes BEM, lassen sich aber bei einzelnen Fällen unterstützen. Wir von GIB21 begleiten beide Wege und verbinden dabei persönliche Beratung mit digitalen Werkzeugen.

Unsere Kunden können potenziell BEM-berechtigte Personen aus ihren Systemen per CSV in unser Kundenportal übermitteln, wahlweise mit ID oder namentlich. Das Portal berücksichtigt, ob bereits eine Einladung aussteht, ein BEM aktiv ist oder ein früheres Verfahren abgeschlossen wurde, und unterstützt so die Feststellung, welche Fälle aktuell weiterbearbeitet werden sollten. Die abschließende Entscheidung über die Anmeldung bleibt bewusst beim Unternehmen. Erst danach wird außerhalb des Kundenportals automatisiert eine getrennte digitale BEM-Akte angelegt.

Zeit für organisatorische Entlastung

Egal, ob Sie Ihr BEM intern durchführen oder lieber abgeben möchten: Wir schauen uns Ihren Prozess an und zeigen, wo und wie sich die Feststellung BEM-relevanter Fälle einfacher organisieren lässt.

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BEM beginnt mit einem verlässlichen Start

Ein gutes BEM zeigt sich nicht erst im Gespräch. Es zeigt sich schon davor: in einem Prozess, der relevante Fehlzeiten rechtzeitig erkennt, datenschutzgerecht organisiert ist und nicht an verstreuten Informationen oder manuellen Routinen scheitert. Wer die BEM-Schwelle regelmäßig und zuverlässig prüft, erfüllt daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern schafft die Voraussetzung, frühzeitig, nachvollziehbar und respektvoll auf Beschäftigte zuzugehen.